Mahakam Daily – Dispora Kaltim terus memupuk budaya arsip yang terstruktur dengan baik, menjadi contoh bagi organisasi perangkat daerah (OPD) lainnya. Salah satu langkah yang diambil adalah pemusnahan arsip yang sudah tidak lagi relevan. Kegiatan ini dilakukan untuk meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan di Depo Arsip Dispora Kaltim.

“Semakin banyak kegiatan, semakin banyak arsip yang harus dikelola. Karena itu, kami mempersiapkan Depo Arsip yang lebih luas dan menerapkan penanganan khusus,” ujar Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini, pada Sabtu (16/11/2024).

Pemusnahan arsip ini adalah bagian dari upaya bertahap yang dilakukan oleh Dispora Kaltim dalam dua tahun terakhir. Sebelum pemusnahan dilakukan, seluruh arsip telah melalui proses verifikasi dan persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kegiatan ini juga melibatkan penyerahan arsip bernilai sejarah kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim untuk pengelolaan lebih lanjut.

Pada Selasa, 5 November 2024, Dispora Kaltim memusnahkan 4.479 berkas arsip yang memiliki masa retensi dari tahun 2005 hingga 2011. Proses pemusnahan dilakukan dengan mesin pencacah, memastikan arsip yang sudah tidak diperlukan tidak menumpuk di ruang arsip. Selain itu, 142 arsip statis yang memiliki nilai sejarah diserahkan kepada DPK Provinsi Kaltim.

Kegiatan pemusnahan ini juga menunjukkan bahwa Dispora Kaltim telah memiliki sistem manajemen arsip yang baik dan transparan. Proses pengelolaan arsip yang efisien menjadi kunci penting bagi keberhasilan organisasi.

Sri Wartini menambahkan bahwa budaya ini harus ditularkan kepada OPD lainnya sebagai contoh pengelolaan arsip yang baik dan tertib.

“Kami berharap budaya pengelolaan arsip yang baik ini dapat diikuti oleh OPD lainnya, sehingga bisa meningkatkan efisiensi di setiap instansi,” ujar Sri Wartini. (Adv)